社会人の留学を会社に伝えるときは、まず直属の上司へ、留学の目的・期間・開始時期・仕事への影響・今後の希望を整理して伝えます。退職するのか、休職や有給休暇などを利用して復帰するのかで、伝え方と確認事項は変わります。
「留学したい」という希望だけでなく、業務の引き継ぎや取引先への対応まで示すと、会社側も判断しやすくなります。
最初に決めるべきなのは「退職」か「復帰を前提にした休み」か
会社への伝え方は、留学後に今の会社へ戻る予定があるかどうかで大きく変わります。次のどちらに近いのかを、上司に話す前に決めておきましょう。
| 留学後の予定 | 会社への主な伝え方 | 事前に整理すること |
|---|---|---|
| 留学後も同じ会社で働きたい | 休職、長期休暇、制度利用の相談として伝える | 休職制度の有無、期間、復帰時期、休職中の扱い |
| 留学を機に退職する | 退職の意思と希望時期を伝える | 就業規則の期限、引き継ぎ、退職日、有給休暇の扱い |
| まだ決めていない | 制度と選択肢を確認する相談として伝える | 留学期間、費用、帰国後の希望、社内制度 |
留学後の予定が決まっていない場合は、退職を断定せず、「留学を検討しており、利用できる制度や今後の選択肢を相談したい」と伝える方法もあります。ただし、会社に迷惑をかけないために、最終的な退職や休職の手続きは社内規定に沿って進める必要があります。
会社に伝える前に整理する5つの項目
上司との面談では、次の5項目を順番に説明できるようにしておくと、話が伝わりやすくなります。
- 留学の目的：語学力の向上、専門分野の学習、資格取得など
- 留学の期間：出発日、帰国予定日、現地での滞在期間
- 仕事への影響：休職、退職、有給休暇など、勤務をどうするか
- 業務の引き継ぎ方法：担当業務、期限、引き継ぐ相手、資料の準備
- 今後の希望：復帰したいのか、退職したいのか、まだ相談段階なのか
留学先や学校が決まっていない場合でも、決まっている情報と未定の情報を分けて説明しましょう。未定の内容を確定した予定のように話すと、後から変更が生じたときに会社との認識がずれる可能性があります。
直属の上司には、結論から簡潔に伝える
最初はメールで長く説明するより、面談の時間を取ってもらい、口頭で伝えるのが基本です。話すときは、希望、理由、時期、業務への対応を順番に説明します。
休職や復帰を相談する場合の例文
「ご相談したいことがあり、お時間をいただきました。以前から専門分野の知識を深めるための留学を考えており、〇年〇月から約〇か月間の留学を検討しています。留学後はできれば現在の会社に戻って働きたいと考えているため、休職など利用できる制度があるか、ご相談させていただきたいです。業務については、〇月までに引き継ぎ資料を作成し、〇〇さんへの引き継ぎを進めたいと考えています。」
退職を申し出る場合の例文
「ご相談ではなく、退職についてお伝えしたいことがあります。〇年〇月から留学することを決め、留学準備に集中するため、〇年〇月末を目安に退職したいと考えています。これまで担当してきた業務は、〇月までに整理し、後任の方へ引き継げるよう準備します。退職時期や必要な手続きについて、ご相談させてください。」
まだ退職か休職か決まっていない場合の例文
「〇年〇月ごろからの留学を検討しています。留学後の働き方については、退職するか、復帰を前提にした制度を利用するか、まだ決めていません。会社の制度や手続き、業務への影響を確認したうえで判断したいため、一度ご相談させてください。」
「会社に不満があるから辞める」という印象を避けたい場合でも、理由を事実と異なる内容にする必要はありません。留学の目的を前向きに説明しつつ、現在の仕事への感謝と引き継ぎへの責任を伝えることが大切です。
伝える時期は、就業規則と引き継ぎ期間から逆算する
伝える時期は、留学の開始日だけでなく、会社の就業規則、休職制度の申請期限、退職手続き、引き継ぎに必要な期間を確認して決めます。退職や休職に必要な期限は会社によって異なるため、「一般的にはこの時期」と決めつけず、社内規定を確認してください。
特に次のような業務を担当している場合は、後任者への教育や取引先への連絡に時間がかかることがあります。
- 自分しか対応方法を把握していない業務
- 月末・年度末など特定の時期に集中する業務
- 顧客や取引先との継続的なやり取り
- 資格や権限が必要な業務
- 進行中のプロジェクトや納期のある案件
留学が決まり、開始時期もある程度確定しているなら、早めに上司へ相談する方が調整の選択肢を持ちやすくなります。一方で、会社に正式に伝える前に、社内制度や就業規則を確認しておくと、より具体的な話ができます。
休職を希望する場合に確認すること
休職できるかどうか、どのような理由が対象になるか、休職期間や復帰条件は会社の規定によって異なります。留学を理由に休職できるとは限らないため、制度の有無を確認せずに「休職できる」と考えないようにしましょう。
人事部や就業規則で、次の項目を確認します。
- 留学を理由とした休職制度があるか
- 申請できる期間と申請期限
- 休職中の給与や賞与の扱い
- 社会保険料や会社の福利厚生の扱い
- 休職中に認められる活動の範囲
- 復職時期や復職の手続き
- 留学先や在学を証明する書類が必要か
これらは会社ごとに異なるため、制度がある場合でも、利用条件や費用負担を人事担当者に確認してください。休職できる可能性があることと、希望する期間の休職が認められることは別の問題です。
退職を希望する場合は、引き継ぎ案を添えて伝える
退職を決めている場合は、留学の話だけを先にして退職時期をあいまいにするより、希望する退職時期と引き継ぎ計画を伝える方が、会社との調整を進めやすくなります。
引き継ぎ案には、次の内容をまとめます。
- 担当している業務の一覧
- 業務ごとの締切と年間スケジュール
- 取引先や関係者の連絡先
- 使用するシステムや資料の保管場所
- 進行中の案件と未対応の課題
- 後任者への説明が必要な手順
「迷惑をかけないようにします」とだけ伝えるのではなく、「〇月までに一覧を作成し、〇月から後任者へ説明する」と具体化しましょう。引き継ぎの完了時期は、上司や後任者と相談して決めます。
会社に伝えるときに避けたい言い方
留学の意思が固まっていても、次のような伝え方は、会社との調整を難しくすることがあります。
- 「もう決めたので、会社には関係ありません」と一方的に伝える
- 留学期間や出発日を説明せず、「しばらく休みたい」とだけ言う
- 同僚や取引先へ先に伝え、上司への報告を後回しにする
- 就業規則を確認せず、休職や退職が認められると断定する
- 引き継ぎを「誰かに任せればよい」と考える
会社への報告前に、親しい同僚へ話したくなることもあります。しかし、正式な方針が決まる前に情報が広がると、職場に誤解や不安が生じることがあります。まずは直属の上司へ伝え、その後の社内共有の範囲と時期を確認しましょう。
上司に反対されたときは、理由を分けて確認する
上司が難色を示した場合は、留学そのものへの反対なのか、時期や人員体制への懸念なのかを確認します。理由によって、出発時期をずらす、期間を短くする、引き継ぎ方法を見直すなど、相談できる内容が変わります。
たとえば、「繁忙期と重なる」「後任が決まっていない」という理由であれば、業務の一覧や引き継ぎスケジュールを示して再相談できます。一方、休職制度の対象外である場合は、制度上の条件を人事部に確認したうえで、退職を含めた選択肢を考えることになります。
会社の制度や契約に関する判断が必要な場合は、上司の記憶だけで決めず、就業規則や人事担当者の案内を確認してください。
留学を会社に伝えるときの要点
社会人の留学を会社に伝えるときは、「なぜ行くのか」「いつからいつまでか」「仕事をどうするのか」「業務をどう引き継ぐのか」を整理し、直属の上司へ早めに相談します。
留学後に復帰したいなら休職制度や復帰条件を確認し、退職するなら希望時期と引き継ぎ計画を具体的に示しましょう。最初に就業規則と社内制度を確認し、未確定の内容は「検討中」と明示することが、行き違いを防ぐポイントです。
